Algemene Ledenvergadering 10 maart 2007

1. Opening

Hein opent de vergadering om 13:15 uur en heet iedereen van harte welkom. Het mooie weer heeft tot een lagere opkomst geleid, maar we zijn blij met de aanwezige harde kern. Onze vorige voorzitter heeft het lidmaatschap opgezegd en Hein neemt derhalve zijn taak over voor deze ALV. Er zullen vandaag twee vergaderingen plaatsvinden als gevolg van het ontbreken van de statutair voorgeschreven meerderheid van de leden i.v.m. vastleggen van de statuten. Er hebben zich 12 leden met kennisgeving afgemeld, waaronder het bestuurslid Peter Halsema. Aanwezig zijn 17 leden inclusief het bestuur.

Er zijn geen ingekomen stukken. Aan de agenda wordt op verzoek toegevoegd een toelichting op de komende zomerexcursie. Op verzoek gaat er tevens een presentielijst rond.

Bestuursmededelingen

De voorgaande voorzitter (John Benoot) heeft zijn lidmaatschap opgezegd op persoonlijke redenen. De sfeer binnen het bestuur is goed en we hopen dat we dat vol kunnen blijven houden. Graag zouden we er nog wel een Belgisch bestuurslid erbij willen hebben.

Goedkeuring verslag van de Algemene Ledenvergadering 11 maart 2006.

Het verslag, zoals opgenomen in het magazine van juni 2006, is vastgesteld met dank aan de samensteller.

Jaarverslag 2006 van de penningmeester

Marianne heeft hetzelfde soort verslag uitgewerkt als haar voorganger Lida. De Belgische bankrekening is opgezegd in juni. Ook de twee andere Nederlandse bankrekeningen, die niet op naam stonden van de vereniging, zijn opgezegd. Er is nu een (rabobank) bankrekening op naam van de vereniging waardoor bij een wisseling van de penningmeester de rekening niet meer veranderd behoefd te worden.

In het overzicht staat Lidgeld 2005/2006 maar dat moet natuurlijk zijn 2006/2007. Leden die na meerdere aanmaningen nog niet betaald hebben worden afgevoerd als lid. Het onderdeel voorziening is gereserveerd voor de notariskosten, die dit jaar worden aangesproken. De portokosten blijven stijgen. Ook de drukwerkkosten zijn duurder geworden. De verhoogde bankkosten hebben te maken met nieuw geopende rekening, die iets duurder is. De rabobank gaat mogelijk de kosten voor kleine verenigingen lager maken en de kosten kunnen derhalve lager uitvallen.

Het volledige financieel jaarverslag (balans en verlies- en winstrekening) is op verzoek te verkrijgen bij het secretariaat van de vereniging.

Vragen: Martin Adema: De bankkosten van een privenummer zijn een stuk lager. Is het nodig een verenigingsrekening te hebben met hogere bankkosten? De rekening staat nu op naam van de vereniging en dat betekent minder rompslomp bij bestuurswisselingen en minder verantwoordelijkheid voor de penningmeester. Ook moet er nog een rekening in België komen, vandaar de hoge post van 100 euro.

Lida Lourens: Het mag wel eens gezegd worden dat de vereniging volledig draait op vrijwilligers die wel kosten maken, maar ze niet declareren.

Gerrit Snoek: Kunnen we de portikosten niet drukken door een elektronisch magazine uit te geven? Niet iedereen is elektronisch (via e-mail) bereikbaar. Bovendien heeft men er erg veel plezier in om het magazine op papier te ontvangen. Het is als het ware een uithangbord van de vereniging.

Begroting 2007

We hebben dit jaar twee beursen gedraaid in plaats van één en op 7 april hebben we nog een beurs. Hierdoor hebben we leuke inkomsten. De verhoging van advertentiekosten voor 2007 brengt met zich mee dat de omzet iets verhoogd staat. Het vastleggen van de statuten door de notaris kost wellicht iets meer dan 500 euro. Ook voor dit jaar zijn de portikosten weer gestegen, omdat de tarieven zijn verhoogd. De reserve zou in 2007 op 950 euro komen en dat is erg netjes.

De begroting is op verzoek te verkrijgen bij het secretariaat van de vereniging.

Verslag van de kascommissie

De kascommissie meldt bij monde van Gerrit Snoek dat alles keurig voor elkaar is. De kas commissie heeft gemeend niet de bankafschriften te controleren doordat de cijfers onder de streep precies klopten. Dank aan Marianne voor de goede presentatie van de balans en verlies en winst rekening, etcetera. De kascommissie wordt bedankt voor hun inspanning en vooral Lipke Schat voor het invallen op zeer korte termijn.

Verkiezing van een nieuwe kascommissie

Gea Olthof was afwezig en Lipke Schat heeft de kascommissie versterkt in plaats van Gea. Gerrit Snoek is ook voor volgend jaar weer onderdeel van de kascommissie tezamen met Gea Olthof (januari 2008). Jolanda Den Dekker komt op de reservelijst.

Vaststelling hoogte van het lidgeld voor 2008

Het lidgeld is onvoldoende om de kosten volledig te dekken, maar met de overige inkomsten houden we toch elk jaar een bedrag voor de reserve over. Er is derhalve nog geen behoefte aan verhoging van het lidgeld voor 2008.

Jaarverslag van de secretaris

Het ledenaantal bedraagt pluminus 160 leden waarvan ongeveer110 uit Nederland, ongeveer 30 uit België en de rest elders uit Europa. Gedurende het voorgaande verenigingsjaar hebben François Verhaert en John Benoot om diverse persoonlijke redenen het bestuur verlaten. De site is weer volledig up to date en de excursie en de ruilbeurs waren een succes. Een woord van dank gaat uit aan een ieder die een steen heeft bijgedragen aan het reilen en zeilen van de vereniging. Kortom, 2006 was een goed verenigingsjaar!

Het volledige jaarverslag is op verzoek verkrijgbaar bij het secretariaat van de vereniging.

Tip: tuinbeurs Mechelen om Belgen te trekken. Tip: updates site aangeven. Site is een belangrijk medium als het om communicatie gaat. Martin Adema heeft de taak van webmaster overgenomen van François Verhaert en zal de site levendig houden. François en Marianne worden bedankt voor de inspanningen die ze hebben geleverd voor de website. Dit jaar weer ruilbeurs in Apeldoorn op 1 juli. We willen proberen een vaste datum voor de ALV te prikken: tweede zaterdag in maart. Volgend jaar in België of eventueel Noord-Brabant.

Bestuurswisselingen

Eric stelt zich weer beschikbaar voor 4 jaar. Leden willen hem graag aanhouden. Eric gefeliciteerd. Graag zouden we nog wel één of twee bestuursleden uit België verwelkomen om het bestuur te complementeren.

Verkiezing Hemerocallis van het jaar 2007

Er zijn 36 stemmen uitgebracht dit jaar. Starling 1 stem, Court Magician 5 stemmen, In excess 5 stemmen, Serena Sunburst 7 stemmen en El Desperado is Hemerocallis van het jaar 2007 geworden met 18 stemmen.

Wijziging statuten

Iedereen heeft de gewijzigde statuten toegestuurd gekregen. Hein loopt de statuten bladzijde voor bladzijde even door als er vragen over zijn.

Bladzijde 4 art 12 en 13 en 14: er wordt niet een quorum gesproken en in 14 niet. In 12 voorbehoud op te nemen over het niet hebben van een quorum. Even navragen bij de notaris. De werkgroepen hebben geen directe eigen bevoegdheid over middelen, maar krijgen wel een budget. De hoogte hiervan moet nog vastgesteld worden.

Rondvraag

Over de excursie van 2007 kon het volgende gemeld worden: We gaan 28 en 29 juli richting de kust van België. Het is een reis inclusief overnachting als men dat wil en we gaan kijken of we een bus kunnen regelen. De vraag is of alle te bezoeken tuinen van leden moeten zijn. De vergadering staat er positief tegenover als er ook tuinen van personen die geen lid zijn worden bezocht. De werkgroep zal alles verder regelen.

Email gebruik. Promotiewerkgroep (Ton Kooijman) wil graag gebruik maken van emailadressen van leden en daar toestemming voor hebben. Het bestuur komt hierop nog terug

Gerrit Snoek: Kan de website uitgebreid worden met wat meer met interactieve zaken zoals een bulletinboard, forum, etcetera, om communicatie tussen de leden te bevorderen. Zodat we wat meer dynamiek krijgen? Het voorstel wordt goed ontvangen en we gaan het idee uitwerken. Dynamiek tussen leden kan ook verbeterd worden door speciale groepen in het leven te roepen o.a. voor fanatieke kwekers (voorstel Gerrit). Oproep via het magazine. Het bestuur ondersteunt het idee.

Sluiting vergadering

Hein sluit de vergadering met dankzegging voor de inzet van de aanwezige leden. Na een pauze van een kwartier wordt er in een korte bijzondere vergadering gestemd over de goedkeuring van de gewijzigde statuten. Verslag hiervan wordt gelegd binnen dit verslag als punt 16.

Goedkeuring gewijzigde statuten tijdens bijzondere ledenvergadering

De statuten worden unaniem aanvaardt door de aanwezige leden en zijn hierbij vastgesteld. Binnenkort passeren zij bij de notaris (4 april) en hiermee vervalt de hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuursleden.

Na afloop van de vergadering zijn nog een aantal foto's via de schootcomputer van Marianne vertoond met zowel nieuwe als oude cultivars en een aantal zaailingen. De foto's waren afkomstig van Eric Bijl en Gerrit Snoek. Tevens is een verloting gehouden van een aantal leuke planten. Hierbij zijn nog een flink aantal loten verkocht, waardoor de kosten van de vergadering weer gedrukt worden. Al met al een leuke dag in de Noordoostpolder! Tot volgend jaar?